In diesem Artikel zeige ich, welche Herausforderungen sich auftun, wenn aus einem Live Kongress plötzlich ein Online Kongress wird. Und was die Wahl des Online Tools für den geplanten Show Act mit live Graphic Recording bedeuten kann.
(Lesezeit: 5 Minuten)
Vom Kongress zum Online Kongress…
Der Belinked HR Kongress 2020 fand aufgrund des Lockdowns als Online Kongress statt. Die Gruppenarbeit fand in Breakout Räumen in Microsoft Teams statt. (Übrigens eine großartige Leistung von Frau Mauritz und ihrem Team). Allerdings eine Challenge für meinen geplanten spontanen Live Zeichnen Auftritt.
Dafür muss ich kurz das ursprünglich geplante Format beschreiben, damit die Herausforderung klar wird: Geplant war (wie bei früheren Events) ein Live Cartooning Act im großen Tagungsraum des Seminarhotels Schloßpark Mauerbach. Dabei finden parallel an zehn großen Tischen Diskussionen zu aktuellen Business Themen statt: Digitalisierung, Change, Employer Branding, Home Office, usw.
Meine Aufgabe als Business Illustratorin ist es, zwischen den Tischen herumzugehen. Dabei habe ich einen rollbare Flipchartständer im Schlepptau. An jedem Tisch greife ich spontan einen Aspekt des Business Themas auf, das gerade diskutiert werden. Dies dauert circa 2-3 Minuten. Wobei ich eine spezielle Business Form von Graphic Recording anwende: Ich greife eine Key Message der Diskussion auf. Diese bringe ich dann humorvoll auf den Punkt. Mit dem Ergebnis, dass meine Business Cartoons als Visual Facilitation dienen.
Bereits das Live Cartooning ist eine Herausforderung: In 1-2 Minuten zu erfassen, worum es geht. Dazu in wenigen Sekunden eine Visualisierungsidee zu entwickeln. Und diese dann Form eines Cartoons pointiert darzustellen.
Allerdings ist das mit dem richtigen Mindset und einer entsprechenden Zeichentechnik durchaus machbar. Dies habe ich bereits 2019 beim Belinked HR und CEO-Kongress getan. Außerdem werde ich für (Groß-)Events, Kongresse & Konferenzen, Führungskräftetrainings und -schulungen oder auch im Rahmen von Messeauftritten engagiert.
… und die Herausforderung beim Graphic Recording
Es wird jetzt vielleicht erstaunen, was die größte Herausforderung online war. Denn das Zeichnen selber (technisch) ist nicht das Problem!
Bei einem Online Format kann das virtuelle Zeichnen entweder direkt digital am iPad stattfinden – oder wahlweise auch am Flipchart, indem ich mich beim Zeichnen per Kamera aufnehme.
Solang die Internetverbindung stabil ist, funktioniert das in Team, zoom und Webex gleichermaßen zuverlässig.
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Die Akustik und der Zeitfaktor bei einem Online Kongress
Mit Akustik meine ich jetzt nicht die Tonqualität am Computer. Sondern die Art, wie wir bei einem Live Kongress (im Gegensatz zu einem Online Kongress) Informationen wahrnehmen. Konkret: Wie das Ohr in der Lage ist, aus einer Vielzahl an Informationen gezielt die gewünschten herauszuhören.
Anders als online kann ich live in einem Saal, in dem an zehn Tischen parallel diskutiert wird, an einem Tisch das Graphic Recording Bild zeichnen – und bereits mit einem Ohr der Diskussion am Nachbartisch zuhören. Ebenso können mich die TeilnehmerInnen beobachten, während sie die Diskussion an ihrem Tisch verfolgen. Auf diese Weise kann ich die mir zur Verfügung stehende Zeit nahezu verdoppeln, weil die Erstellung des ersten Cartoons mit der Konzeption des zweiten Cartoons zeitlich parallel stattfinden. Und die TeilnehmerInnen können die ganze Zeit über beobachten, wo ich mich befinde sind daher nicht überrascht, wenn ich an ihren Tisch komme. (In einem Breakout Room poppe ich plötzlich herein und bin, wenn auch nur kurz, ein momentaner Störfaktor, der irrtieren kann.)
Sicher ist es eine Frage der Konzentration, gleichzeitig das eine Motiv zu zeichnen und parallel dazu bei einem anderen Thema zuzuhören und eine Idee zu entwickeln. Doch das ist eine Frage der Konzentrationsfähigkeit und der persönlichen Expertise und Kompetenz – und diese kann ich gezielt mit den richtigen Kreativitätstechniken und der passenden Vorbereitung auf solche Events stärken und so meine Leistungsfähigkeit und Produktivität vor Ort maximal erhöhen.
Breakout Rooms wie hermetisch abgeriegelt
Bei einem Online Kongress dagegen sind die Diskussionen in den parallelen Breakout Räumen von Teams wie hermetisch abgeriegelt. Ich verliere dadurch die Möglichkeit, parallel zu zeichnen und zuzuören, die mir der Live Kongress bietet. Die TeilnehmerInnen wiederum verlieren den Überblick über die Vorgänge im gesamten Veranstaltungssaal – und können so das Gesamterlebnis des spontanen Graphic Recording Acts nicht wahrnehmen.
Dazu kommt die Zeit, die bei einem Online Event erforderlich ist, um sich in die verschiedenen Räume einzuloggen und wieder auszuloggen. Denn es kann leicht passieren, dass ich zu einem ungünstigen Zeitpunkt in einen Raum komme. Wo beispielsweise gerade eine Diskussion an einem Punkt ist, wo ich inhaltlich nicht mehr folgen kann, da ich den Ausgangspunkt verpasst habe. In einer solchen Situation heißt es dann, wieder rauszugehen und mein Glück in einem anderen Raum zu suchen.
Pro Raumwechsel sind das immer wieder rund 20-30 Sekunden, die weder für Zeichnen noch für Zuhören genutzt werden können. Und weitere 30-60 Sekunden, um in die neue Diskussion hineinzukommen und zu verstehen, worum es gerade geht.
Die Lösung: Zeitversetztes Arbeiten
Daher habe ich meine Cartoon Motive dieses Jahr zwar online live, aber zeitversetzt erstellt.
Das bedeutet: ich habe die circa 50minütige Diskussionsrunde (denn anfangs dauerte es, bis die Diskussionen in den Räumen wirklich losgingen) genutzt, um mich durch die verschiedenen Räume zu bewegen und mir schriftliche Notizen zu den Themen zu machen. Die TeilnehmerInnen konnten mich also nur beim Ideensammeln sehen und mir in einigen Fällen Inputs und in einigen Fällen auch hilfreiche Zusammenfassungen zur Diskussion in ihrem jeweiligen Raum geben.
Zwei wichtige Erkenntnisse habe ich aus dem Belinked HR Kongress ziehen können:
- Da bei einem Online Event die aktivierende energetische Atmosphäre eines Live Events fehlt, braucht es zum einen eine längere Aktivierungsphase, bis die TeilnehmerInnen ihre Scheu vor dem Format verloren haben.
- Live Zeit ist nicht gleich Online Zeit. Beide Formate erfordern einen völlig unterschiedlichen Umgang mit der Zeit, bei dem manche Dinge deutlich länger als live dauern, andere viel kürzer.
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Die Erstellung der Cartoon Illustrationen…
fand dann erst nach Ende der Diskussionsrunde statt. Wobei ich dabei bewusst live am Flipchart vor der Kamera gearbeitet habe – um angesichts der virtuellen Online Atmosphäre noch ein bisschen reale Welt in die Veranstaltung zu bringen.
Übrigens habe ich aus Interesse die Zeit gemessen habe. Daher kann ich berichten: Die Erstellung der zehn Cartoon Motive hat (reine Netto-Zeichenzeit) 42 Minuten gedauert – was in etwa vergleichbar mit der Zeit ist, die ich auch live dafür brauche.
Ein Ausschnitt aus dem Video, das mich beim Zeichnen zeigt sowie ausgewählte Cartoon Motive, die so entstanden sind, sind hier im Artikel zu sehen und werden in den nächsten Wochen von mir in den Social Media veröffentlicht (Youtube, LinkedIn, Instagram und Pinterest).
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